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🗃️ Dunosis Media Cloud Storage - Usage Guidelines

Welcome to the Dunosis Cloud Storage! 🎉 This guide outlines how we organize, store, and manage all media content for our marketing projects. Our goal is to keep everything accessible, organized, and secure as we grow our creative portfolio.

🎯 Purpose of the Archive

The Dunosis Wasabi Cloud Storage is designed to:

  • 🗂️ Store all finalized and raw media content for long-term safekeeping
  • 🤝 Enable easy collaboration and retrieval of files
  • 💾 Free up space on local drives and Google Drive
  • 🔐 Securely back up files in case of data loss

This archive is not for daily editing, but rather for:

  • Finalized deliverables
  • Archived raw footage/images
  • Project backups

🔁 Storage Workflow

Here’s how we move files through the system:

  1. 🎞️ Local Editing
    Work on photos/videos locally for speed (e.g., culling, editing, exporting).

  2. 📤 Google Drive (Collaboration)
    Upload final edits and culled libraries to Google Drive for review, collaboration, or client access.

  3. 📦 Wasabi Archive (Long-Term Storage)
    Upload both RAW files and Final Edits to Wasabi for permanent backup.

📁 Folder Structure & Naming Conventions

marketing/
├── client-name-1/
│   ├── project-name-YYYYMMDD/
│   │   ├── raw/
│   │   └── final/
│   ├── project-name-2-YYYYMMDD/
│   │   ├── raw/
│   │   └── final/
│   └── ...
├── client-name-2/
│   ├── project-name-YYYYMMDD/
│   │   ├── raw/
│   │   └── final/
│   └── ...

🧭 Guidelines:

  • Use client's full name or business name for the folder name
    • e.g., dunosis or metaltela
  • For projects use the following nameing convention: project-name-YYYYMMDD
    • e.g., summer-shoot-20250315
  • Keep raw and final content separated
  • Avoid storing working/temporary files

🕓 Timeline: When to Upload Files

🕓 On New Client Projects

  • Upload all RAW production files at the same time as transfering to local machine

✅ Weekly Review

  • Every Friday, review any completed projects or finalized edits
  • Confirm both RAW files and final exports are uploaded to the appropriate archive folder

🧹 Post-Project Wrap-Up

  • Within 2 days of completing a project:
    • Confirm RAW files were uploaded from local storage
    • Upload final versions from Google Drive
  • After 1 month of completing a project:
    • Confirm RAW and finalized files are backed up in storage and ONLY then,
    • Remove RAW and finalized files from Google Drive

🔁 Monthly Maintenance

  • Check that new client/project folders follow naming conventions
  • Reorganize anything out of place
  • Confirm that all work-in-progress files have been archived properly

💡 Tips & Best Practices

  • 📁 Stay organized: Always use the folder structure — no loose files!
  • 🏷️ Be consistent with naming: Project folders must include the date
  • 🧼 Don't clutter: No exports, temp files, or junk files
  • 🧠 Be intentional: Archive only finalized work and valuable raw content
  • 🔐 Keep your Access Key and Secret Key private
    • Never share it in Slack or email
    • Use a password manager or ask the admin for secure delivery
  • 🧪 Test before you delete: Make sure your upload completed successfully

📬 Contact & Support

If you have questions about:

  • Folder access
  • Uploading issues
  • Naming conventions
  • Permissions or keys

Reach out to: wesleyo@dunosis.com or +1 (601) 308-0127

Thanks for helping keep our archive beautiful, safe, and efficient! 💾✨

— Team Dunosis

🗃️ Archivo Multimedia Dunosis - Guía de Uso

¡Bienvenido al Archivo en la Nube de Dunosis! Esta guía explica cómo organizamos, almacenamos y gestionamos todo el contenido multimedia de nuestros proyectos de marketing. Nuestro objetivo es mantener todo accesible, organizado y seguro a medida que crece nuestro portafolio creativo.

🎯 Propósito del Archivo

El Archivo en la Nube de Wasabi está diseñado para:

  • 🗂️ Almacenar todo el contenido multimedia final y en bruto a largo plazo
  • 🤝 Facilitar la colaboración y recuperación de archivos
  • 💾 Liberar espacio en discos locales y Google Drive
  • 🔐 Hacer una copia de seguridad segura de los archivos en caso de pérdida de datos

Este archivo no es para edición diaria, sino para:

  • Entregables finalizados
  • Archivos RAW/Brutos
  • Copias de seguridad de proyectos

🔁 Flujo de Trabajo de Almacenamiento

Así es como movemos los archivos a través del sistema:

  1. 🎞️ Edición Local
    Trabajo en fotos/videos en la computadora para mayor velocidad (por ejemplo, selección, edición, exportación).

  2. 📤 Google Drive (Colaboración)
    Subir las ediciones finales y las bibliotecas seleccionadas a Google Drive para revisión, colaboración o entrega al cliente.

  3. 📦 Wasabi (Archivo a Largo Plazo)
    Subir tanto los archivos RAW como las Ediciones Finales a Wasabi para copia de seguridad permanente.

📁 Estructura de Carpetas y Convenciones de Nombres

marketing/
├── nombre-del-cliente-1/
│   ├── nombre-del-proyecto-AAAAMMDD/
│   │   ├── raw/
│   │   └── final/
│   ├── nombre-del-proyecto-2-AAAAMMDD/
│   │   ├── raw/
│   │   └── final/
│   └── ...
├── nombre-del-cliente-2/
│   ├── nombre-del-proyecto-AAAAMMDD/
│   │   ├── raw/
│   │   └── final/
│   └── ...

🧭 Reglas:

  • Usa el nombre completo del cliente o empresa para la carpeta principal
    • ej: dunosis o metaltela
  • Para proyectos usa este patrón: nombre-del-proyecto-AAAAMMDD
    • ej: campana-verano-20250315
  • Separa el contenido en raw y final
  • Evita subir archivos temporales o de trabajo

🕓 Cronograma: Cuándo Subir Archivos

🕓 Con Nuevos Proyectos

  • Subir archivos RAW al mismo tiempo al mismo tiempo que estas transfiriendo archivos al almacenimieto local

✅ Revisión Semanal

  • Todos los viernes, revisar proyectos completados o ediciones finales
  • Confirmar que archivos RAW y exportaciones finales fueron subidos a la carpeta correspondiente

🧹 Al Finalizar un Proyecto

  • Dentro de los 2 días de terminar un proyecto:
    • Confirmar que archivos RAW se han subido desde almacenamiento local
    • Subir ediciones finales desde Google Drive
  • Despues de 1 mes de terminar un proyecto:
    • Confrimar que archivos RAW y ediciones finales estan en la nube
    • Borrar archivos RAW y ediciones finales de Google Drive

🔁 Mantenimiento Mensual

  • Verificar que nuevas carpetas sigan las convenciones de nombres
  • Reorganizar cualquier archivo fuera de lugar
  • Confirmar que archivos importantes estén archivados correctamente

💡 Consejos y Buenas Prácticas

  • 📁 Mantén el orden: Usa siempre la estructura de carpetas — ¡nada suelto!
  • 🏷️ Consistencia: Las carpetas de proyectos deben incluir fecha
  • 🧼 No llenar de basura: Nada de archivos temporales o copias locales
  • 🧠 Sube solo lo importante: Ediciones finales y archivos valiosos
  • 🔐 Guarda tu Access Key y Secret Key en privado
    • No compartir por Slack o email
    • Usar un gestor de contraseñas o pedir al admin que te lo envíe de forma segura
  • 🧪 Verifica antes de borrar: Asegúrate de que el archivo subió correctamente

📬 Contacto y Soporte

Si tienes dudas sobre: - Acceso a carpetas - Problemas para subir archivos - Convenciones de nombres - Permisos o claves

Escribe a: wesleyo@dunosis.com o +1 (601) 308-0127

¡Gracias por ayudar a mantener nuestro archivo seguro, limpio y funcional! 💾✨

— Equipo Dunosis